Automatizace rutinní práce
Rutina běží.Vy máte čas.
Opakované úkoly nastavím tak, aby běžely samy. Objednávky, reporty, faktury, přepisování mezi systémy. Vy zatím máte čas na práci, která má skutečně smysl.
Stačí vlastními slovy. Technické řešení nechte na mně.
Pondělí, 8:00
Přijaté faktury
Ilustrace: v ručním režimu čeká práce mezi kroky na člověka. V automatickém režimu si kroky předají data sama a hotovo je za pár sekund; na člověku zůstane jen rozhodnutí o dvou fakturách.
Faktura
Faktura čeká v e-mailu
Vy: zkontrolujete částku a splatnost
Kontrola
Údaje čekají na kontrolu
Vy: najdete, kdo fakturu má schválit
Schválení
Čeká na schválení
Vy: zapíšete ji do evidence
Evidence
Čeká na zapsání do evidence
Každý krok čeká, až ho někdo posune dál.
4× ručně
Jak to funguje
Připravit. Pozor. Běží.
Tři kroky. Žádné technické zadání, žádný audit na tři měsíce.
01
Připravit
Řeknete mi, co vás zdržuje.
Vlastními slovy, klidně ve třech větách. Co děláte, jak často a v jakých nástrojích.
02
Pozor
Zjistím, kudy tečou data.
Kde informace vznikají, kam mají dojít a kde musí rozhodnout člověk. Řeknu i to, co nedává smysl.
03
Běží
Proces propojím a pustím.
Vyzkoušíme ho na ostrých datech a pak běží sám. Vy vidíte, co proběhlo a kde vás to potřebuje.
Technické zadání nechte na mně.
Vy znáte svůj provoz. To úplně stačí.
V praxi
Systémy si data předají samy.Vy dostanete jen výsledek.
Čtyři procesy, které se opakují skoro v každé firmě. Vyberte si jeden a pusťte ho.
Reporting
Přehled o firmě bez přípravy přehledů
Dnes: někdo každý týden stahuje exporty z provozoven, skládá tabulky a rozesílá report.
Odchylku uvidíte hned, ne až na konci měsíce.
Provozovny
pokladny, e-shop, sklady
Načtení dat
automaticky podle plánu
Kontrola
chybějící nebo podezřelá data se označí
Dashboard
jeden přehled pro vedení
Porovnání období
týden, měsíc, loňský rok
Upozornění na odchylku
když něco nesedí, dozvíte se to
Faktura
Faktura najde schvalovatele sama
Dnes: faktura přijde e-mailem, někdo ji přepíše, hledá, kdo ji má schválit, a urguje.
O platbě vždy rozhoduje člověk.
Faktura
přijde e-mailem jako PDF
Rozpoznání údajů
dodavatel, částka, splatnost
Správný schvalovatel
podle střediska nebo dodavatele
Schválenírozhoduje člověk
rozhoduje člověk jedním klikem
Připomenutí
když schválení vázne
Evidence
dohledatelná i s historií
Reklamace
Podklady k reklamaci na jednom místě
Dnes: před odpovědí zákazníkovi někdo dohledává platbu, historii a pravidla ve čtyřech aplikacích.
Tenhle postup mám vyzkoušený v praxi: platba, využití služby, historie v CRM a firemní znalostní báze dají dohromady podklad. AI z něj připraví návrh odpovědi, ale nerozhoduje. Rozhoduje pracovník.
Podklady automaticky. Rozhodnutí ve vašich rukou.
Reklamace
dotaz nebo formulář od zákazníka
Platba
dohledá se platba
Využití služby
co zákazník skutečně využil
CRM historie
předchozí komunikace
Znalostní databáze
firemní pravidla a postupy
AI návrh odpovědinávrh AI
návrh podle všech podkladů
Kontrola člověkemrozhoduje člověk
pracovník upraví a rozhodne
Data a management
Než dopijete kávu,report je hotový.
Vedení nemusí čekat, až někdo stáhne exporty, slepí tabulky a rozešle graf. Pokud to zdrojové systémy umožní, přehled se aktualizuje sám.
- Tržby, objednávky a náklady na jednom místě
- Porovnání období bez ručního počítání
- Odchylky a stav provozoven na první pohled
- U každého čísla vidíte, kdy se naposledy aktualizovalo
Porady nad výsledky. Ne nad tím, čí tabulka platí.
Přehled provozoven
Ilustrační data
Aktualizováno před 4 minutami
- Tržby tento týden
- 412 800 Kč
- +6 % proti minulému týdnu
- Objednávky
- 1 284
- +41 proti minulému týdnu
- Náklady tento týden
- 186 200 Kč
- −3 % proti minulému týdnu
- Provozovna Centrum162 400 Kč
- Provozovna Nádraží131 100 Kč
- Provozovna Park(pod průměrem)119 300 Kč
Provozovna Park je tento týden pod průměrem posledních čtyř týdnů. Upozornění přišlo vedoucí provozovny.
Malé i velké
Na velikosti nezáleží.
- Kopírujete každý týden několik čísel?
- Pravidelně posíláte stejný report?
- Nebo potřebujete propojit několik systémů napříč firmou?
Ozvěte se s jedním úkolem i s celým procesem. Obojí se počítá.
Mám jeden takový úkol.01jeden úkol
Malý
Čísla z pokladen se každý týden sama zapíšou do tabulky.
02jeden proces
Střední
Faktury dojdou ke správnému schvalovateli a nikdo je nemusí urgovat.
03celá firma
Velký
CRM, účetnictví, platby a databáze si předávají data. Vedení vidí jeden přehled.
Od jedné tabulky po celý firemní proces.
Krátké příklady, jak se ruční krok promění v automatický.
Objednávky
ruční přepisse změní naautomatické založení
Platby
ruční kontrolase změní naautomatické párování
Poptávky
formulářse změní naCRM, obchodník a připomínka
Nabídky
vstupní data a ceníkse změní napřipravená nabídka
Sklad
kontrola tabulkyse změní naupozornění na stav
Logistika
několik portálůse změní naseznam problémových zásilek
Tržby
provozovnyse změní naautomatický souhrn v dashboardu
Kvalita dat
duplicityse změní nakontrola a upozornění
Smlouvy
hlídání termínůse změní naupozornění včas
HR
nový zaměstnanecse změní naonboarding checklist s odpovědnostmi
Web
ruční kontrolyse změní nahlídání formulářů a nefunkčních odkazů
Autoservis
servisní historie a STKse změní naupozornění zákazníkovi a rezervace
Propojení a vývoj
Neběhejte mezi systémy.Data doběhnou sama.
Začínám tím, co už máte. Možná nepotřebujete nový systém, jen propojit ty současné. Když je potřeba víc, navrhnu a naprogramuji i aplikaci nebo přehled na míru.
Propojení a data
- Automatizace procesů
- Integrace CRM a ERP
- API a webhooky
- MSSQL a další databáze
- Datový monitoring
Aplikace na míru
- Interní aplikace
- Zákaznické portály
- Webové aplikace
- Webové stránky
Přehled a kontrola
- Dashboardy
- AI workflow s kontrolou člověkem
- Automatické kontroly webu
- Práce s obrazem
Práce s obrazem
Automatizace nemusí začínat formulářem.
Vstupem může být i obraz z kamery. Systém rozpozná konkrétní situaci, vyhodnotí pravidlo a upozorní člověka, který rozhodne, co dál.
- Kamera
- Rozpoznání situace
- Pravidlo
- Upozornění
Například rozpoznání pádu nebo jiné konkrétní události.
Je to možnost, ne bezpečnostní garance. Žádná detekce není stoprocentní, proto spolehlivost ověřuji na skutečných záběrech a upozornění vždy míří k člověku.
Ekonomika
Čas se nedá doběhnout.Dá se přestat ztrácet.
Nejdřív spolu zjistíme:
- kolik času proces zabírá,
- jak často se opakuje,
- co z něj lze automatizovat,
- co bude stát vytvoření a provoz.
Někdy stačí drobná automatizace. Jindy se vyplatí propojit celý proces.
Když se automatizace nevyplatí, řeknu to. I když tím přijdu o zakázku.
Kolik času vám uteče?
Počítá se jen ve vašem prohlížeči. Nikam se nic neodesílá.
Jen pro představu o hodnotě uvolněné kapacity. Můžete nechat prázdné.
Orientační výsledek
- Dnes úkolu věnujete
- 10,8h/měsíc
- Může se uvolnit
- 5,4h/měsíc
- Hodnota uvolněné kapacity
- doplňte hodnotu hodiny
to je prostor pro práci, která se neopakuje
Výpočet: minuty × počet týdně × 52 ÷ 12 ÷ 60 = 30 × 5 × 52 ÷ 12 ÷ 60 = 10,8 h
Orientační výpočet podle vašich údajů. Uvolněný čas není automaticky finanční úspora. Proveditelnost, dohled a provozní náklady posoudíme zvlášť.
Shrnutí uvidíte ve formuláři a můžete ho upravit.
„Tohlemusímdělatkaždýtýden.“Přesnětímzačneme.
Napište, co děláte pořád dokola, jak často a v čem. Nemusíte vědět, jak to technicky vyřešit.
Co bude dál
- Přečtu si, co popisujete, a případně se doptám.
- Řeknu vám, jestli a jak by šlo úkol automatizovat.
- Když to dává smysl, navrhnu rozsah, cenu a první krok.
Píšete přímo tomu, kdo to postaví. Žádné call centrum, žádný obchodník.
čte to člověk